Дубай не перестает удивлять, и бизнес-среда здесь как вечная американская горка — полна неожиданностей. Операционные риски и управленческие проблемы могут ворваться в деятельность любой компании словно буря, угрожая репутации и финансам. Именно поэтому наличие железного плана обеспечения непрерывности бизнеса (BCP) очень важно для каждого, кто решает играть по-крупному. BCP — это дорожная карта на случай кризиса или стихийного бедствия, описывающая каждый шаг, который поможет бизнесу остаться на плаву, когда вокруг все летит в тартарары.
Что такое план обеспечения непрерывности бизнеса
BCP или план обеспечения непрерывности бизнеса, — это не просто документ, это спасательный круг в мире глобальной неопределенности. Он включает в себя инструменты на все случаи жизни — от мелких неприятностей, с которыми могут столкнуться компании в ОАЭ, например сбои в электроснабжении, до масштабных катастроф, в том числе пожары, наводнения и кибератаки.
В отличие от плана аварийного восстановления, BCP затрагивает вопросы продолжение функционирования всех систем бизнеса. План охватывает необходимые управленческие процессы, работу с персоналом, партнерами, позволяет компании быть готовой ко всем возможным испытаниям.
Хороший BCP настолько же уникален, как и бизнес, который он защищает. Он должен быть всесторонним и гибким, чтобы компания могла адаптироваться к любым изменениям, и оставаться актуальным независимо от обстоятельств.
Цель BCP — минимизировать простои и финансовые потери, сохранить репутацию и обеспечить план действий бизнесмена, ведущего деятельность в ОАЭ, в кризисных ситуациях. Правильно разработанный план позволяет быстро реагировать на риски, сокращает время простоя и уменьшает ущерб для клиентов. Ну и, конечно же, сохраняет прибыль компании.
Реальный опыт ОАЭ
Когда пандемия COVID-19 начала влиять на работу предприятий, Пенсионный фонд Абу-Даби (ADPF) перешел на гибридную модель работы, которая сочетала в себе удаленную работу и работу в офисе, как раз, согласно BCP. Этот шаг был частью стратегии, начатой еще в 2015 году с запуском услуги TAWASOL. Эта стратегия позволяла пользователям удаленно получать доступ к системам ADPF.
С наступлением пандемии ADPF пересмотрел свои операционные приоритеты для оптимизации использования ресурсов и обеспечения предоставления населению критически важных услуг. Были внедрены дополнительные инструменты для управления кризисами и автоматизации, которые укрепили инфраструктуру и обеспечили непрерывность работы.
Эти меры, прописанные в BCP, подтвердили свою эффективность. Как показали опросы сотрудников: фонд предоставил необходимую техническую поддержку для удаленной работы всему персоналу, а 95% сотрудников сообщили, что качество их работы удаленно не уступило из-за этого качеству офисной работы.
Как составить BCP
Разработка всестороннего плана обеспечения непрерывности бизнеса критически важна для любой организации, которая хочет сохранить стабильность в нестабильной бизнес-среде. Хорошо продуманный BCP помогает компаниям грамотно преодолевать кризисы, защищать основные бизнес-процессы и укреплять доверие клиентов и партнеров.
Качественный BCP – это довольно объемный документ, который состоит из нескольких обязательных элементов.
- Введение
Этот раздел знакомит с основами вашего плана обеспечения непрерывности бизнеса. Здесь кратко излагается суть плана и цели его создания. Основная цель BCP — гарантия о том, что критически важные услуги продолжат функционировать в случае развития оперативного кризиса или стихийного бедствия. План разработан для смягчения последствий непредвиденных событий для важнейших операций нашей организации. BCP ставит перед собой следующие задачи:
- обеспечение непрерывности предоставления аудитории продуктов и услуг,
- защита сотрудников,
- минимизация финансовых потерь,
- сохранение деловой репутации,
- соблюдение законодательных требований,
- разработка стратегии для быстрого восстановления после кризисов.
- Область применения
Это довольно важная часть плана, которая определяет границы плана обеспечения непрерывности бизнеса. Проще говоря, здесь описано то, что включено в план и что из него исключено. Четкое определение этих границ критически важно для управления ожиданиями.
Что касаемо границ, то BCP охватывает все основные бизнес-процессы, включая производство, дистрибуцию и клиентское управление, а также важные поддерживающие функции, например, ИТ-услуги, коммуникации и управление человеческими ресурсами. В BCP включаются все ресурсы, которые поддерживают жизненно важные бизнес-процессы. Если же функция не важна в краткосрочной перспективе, то ее не включают в область действия этого плана. Разве стоит думать о развитии бизнеса и выстраивать стратегические планы, если сама деятельность компании находится под угрозой?!
- Роли и обязанности
Этот раздел уточняет роли и обязанности всех участников плана обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы в кризисной ситуации каждый знал свои задачи.
- Например, группа EMT( Группа управления чрезвычайными ситуациями) активирует план при необходимости, координирует действия между командами, принимает важные решения и поддерживает связь по всей организации.
- Сотрудники должны четко понимать и выполнять свои задачи в чрезвычайной ситуации, следуя установленным процедурам и поддерживая действия EMT для эффективного восстановления.
- Поставщикам, деловым партнерам и клиентам также отведена важная роль в плане, так как они способствуют поддержанию бизнеса. Важно держать их в курсе событий во время кризиса, их участие может быть необходимо для налаживания резервных цепочек поставок, обеспечения альтернативных путей дистрибуции или информирования клиентов о возможных задержках.
- Оценка рисков
Раздел плана предназначен для глубокого анализа угроз, которые могут нарушить работу даже самого «закоренелого» бизнеса, и оценки возможного ущерба от них. Риски могут быть разнообразными: от естественных природных явлений (наводнения, ураганы, жара), до антропогенных, включая кибератаки, число которых в ОАЭ возросло в последние годы в несколько раз, и аварии на производстве. Также существуют финансовые риски, например, экономический спад, или операционные, как банкротство важного поставщика. И все это компания должна учитывать при разработке плана действий.
Любой управленец должен знать, как оценить, влияние риска на деятельность, прибыльность и репутацию компании. Например, кибератака может привести к утечке конфиденциальных данных, что подорвет доверие клиентов и станет причиной для многочисленных судебных исков. А это серьезный финансовый удар по компании. Стихийное бедствие, например, ливневые дожди, которые стали в Дубае в 2024 году настоящим природным вызовом, может остановить производство. Это приведет к задержкам в распределении продукции и значительным операционным потерям.
- Стратегии обеспечения непрерывности бизнеса
Этот раздел описывает методы, которые компания использует для реагирования на сбои и восстановления после них. Для снижения ущерба от киберугроз должны быть приняты меры кибербезопасности в компании, которые включают шифрование данных, двухфакторную аутентификацию и регулярное обучение сотрудников. Если рассматривать ситуацию со стихийными бедствиями, то компания должна предусмотреть меры для сокращения времени простоя. Как это сделать? Один из возможных вариантов — заключение договора с резервными поставщиками и дистрибьюторами. Все критически важные данные должны регулярно архивировать в облаке, что позволит восстановить их после кибератак или сбоев оборудования и пр.
- Финансовый план
Чтобы компания была подготовлена к финансовым последствиям, к которым могут привести потенциальные риски, необходимо иметь финансовый план. Обязательно нужно иметь так называемый чрезвычайный бюджет. Какая это будет сумма – решать руководство. Главное понимать, что резервного фонда будет достаточно, чтобы покрыть срочные расходы в случае кризиса, в том числе ремонт и восстановление, дополнительные затраты на персонал и коммуникации.
Обязательно следует подумать о страховании бизнеса. Лучше, если страховые полисы будут охватывать как ущерб физическим активам, так и выступать в качестве буфера для компенсации потери прибыли из-за производственных сбоев.
За последние годы Дубай превратился не только в мекку роскоши и архитектурных чудес, но и в крепость надежности для бизнеса. Но даже в таком, казалось бы, безопасном и стабильном месте, бизнес может столкнуться с различными сбоями и кризисами. В ОАЭ BCP позволяет не только пережить неожиданные кризисы, но и выйти из них с минимальными потерями.
Поэтому план обеспечения непрерывности бизнеса в Дубае — не просто формальность, а маст-хэв для любого серьезного предприятия. Ведь если ты готов к бурям, то и ураган не страшен!
